Leitlinien zum Umgang mit Hinweisgebern und Hinweisen

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, da oft klare Richtlinien und Erfahrungswerte im Umgang mit Hinweisgebern fehlen. Es ist wichtig, sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen vorzunehmen und ein neues Bewusstsein und eine veränderte Denkweise innerhalb der Belegschaft zu schaffen. Eine offene Kommunikationskultur, in der Hinweisgeber sich sicher fühlen und ernstgenommen werden, ist entscheidend.

Um die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umzusetzen, ist die Beteiligung verschiedener Abteilungen wie Unternehmensführung, Personalabteilung, Compliance-Abteilung und interne Kommunikation erforderlich. Es müssen vorher festgelegte Strukturen und verbindliche Prozesse beachtet werden, die gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Es ist auch wichtig, dass die verantwortlichen Personen angemessen geschult und qualifiziert sind, um mit solchen Situationen umzugehen.

Bei der Bearbeitung von Hinweisen können folgende Fragen von entscheidender Bedeutung sein:

• Wer ist für die Überprüfung des Fehlverhaltens verantwortlich?
• Wie wird nach der Meldung vorgegangen?
• Welche Befugnisse und Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Wer trifft die Entscheidungen bezüglich der Maßnahmen?
• Wie wird mit Führungskräften oder Personen umgegangen, die in das Fehlverhalten involviert sind?
• Wie wird die Unternehmensleitung eingebunden?
• Welche Konsequenzen erfahren diejenigen, die sich fehlverhalten haben?
• Wie wird aus einem solchen Vorfall gelernt?
• Wie wird innerhalb des Unternehmens mit einem Fall und den resultierenden Maßnahmen umgegangen?

Bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen drei Ebenen berücksichtigt werden:

1. Technische Ebene: Einrichtung von Meldesystemen und Bereitstellung verschiedener Meldemöglichkeiten.
2. Organisatorische Ebene: Festlegung klarer Prozesse für die Prüfung und Behandlung von Hinweisen sowie Schulung der verantwortlichen Personen.
3. Kulturelle Ebene: Betrachtung der Integrität und Werte der Organisation.

Das Ziel sollte sein, eine Kultur zu schaffen, in der sich Mitarbeiter sicher fühlen, Auffälligkeiten zu melden. Eine „Speak-up-Kultur“ fördert eine offene Atmosphäre, in der Mitarbeiter sensible Themen ansprechen können. Das Zuhören ist ebenfalls wichtig, um psychologische Sicherheit zu schaffen. Unternehmen sollten ein Klima der Angstfreiheit schaffen und auf unterstützende Maßnahmen statt Bestrafung setzen.

Speak-Up-Kultur: Unternehmen sollten eine Atmosphäre schaffen, in der Mitarbeiter sich sicher fühlen, sensible Themen anzusprechen. Wenn Mitarbeiter auf Missstände oder schwierige Situationen stoßen, ist es hilfreich, wenn sie sich mit ihren Vorgesetzten oder dem für Compliance zuständigen Mitarbeiter austauschen können, um gemeinsam zu einer Lösung zu kommen. Transparenz und Offenheit spielen hierbei eine besonders wichtige Rolle.

Listen-Up: Das Prinzip des Zuhörens ist wichtig für die Schaffung psychologischer Sicherheit. Mitarbeiter müssen Vertrauen haben, dass ihre Anliegen ernst genommen werden. Wenn die involvierten Personen in einem Umfeld psychologischer Sicherheit sind und darauf vertrauen können, dass ihre Anliegen gehört werden, sind sie eher bereit, ohne Angst über Probleme zu sprechen. Dies gilt für alle Beteiligten, unabhängig davon, ob sie für die Probleme verantwortlich sind, direkt oder indirekt betroffen sind oder Hinweise geben. Es ist wichtig, Feedback-Kanäle einzurichten und zu pflegen, zum Beispiel durch Umfragen, deren Ergebnisse transparent gemacht und verfolgt werden, oder durch Dialogformate, in denen echter Dialog geübt und praktiziert wird. Dadurch werden sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter geschult und es wird Verlässlichkeit und Stabilität in der zwischenmenschlichen Kommunikation signalisiert.

Angst nehmen: Unternehmen sollten darauf abzielen, eine Atmosphäre der Angstfreiheit zu schaffen, in der Mitarbeitende Vertrauen in ihre Führungskräfte und Kollegen haben. Statt sich auf Strafen zu konzentrieren, sollten Unternehmen das Wohlbefinden der Mitarbeiter, den konstruktiven Austausch und das Vertrauen als zentrale Werte betrachten und unterstützende Maßnahmen betonen.

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bietet Unternehmen die Möglichkeit, ethische Standards zu stärken und das Vertrauen in die Organisation zu festigen. Es ist eine Chance zur Weiterentwicklung und Stärkung der ethischen Grundlagen des Unternehmens. Eine Analyse und Anpassung der Unternehmenskultur ist empfehlenswert, um für die Zukunft gut gerüstet zu sein. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf steht das Team der WS Datenschutz GmbH gerne zur Verfügung.