Anforderungen zum persönlichen Treffen nach § 16 Abs. 3 HinSchG

Zum Schutz von hinweisgebenden Personen ist gem. § 12 Abs. 1, 2 HinSchG (Hinweisgeberschutzgesetz) eine interne Meldestelle einzurichten. Im Rahmen der Koordination der internen Meldestelle sollte ein persönliches Treffen auf Ersuch der hinweisgebenden Person (§ 16 Abs. 3 HinSchG) durchgeführt werden. Welche Anforderungen bei einem persönlichen Treffen konkret gelten, werden im Folgenden erläutert.

Wo sollte das persönliche Treffen stattfinden?

Vorgaben, welche Eigenschaften der Ort des Treffens einzuhalten hat, sind nur indirekt vom HinSchG geregelt.

Es kann sich dabei auch um ein virtuelles Treffen handeln (§ 16 Abs. 3 S. 3 HinSchG). Dies bedarf jedoch der Einwilligung der hinweisgebenden Person, ansonsten ist ein Vor-Ort-Treffen durch die interne Meldestelle zu ermöglichen.

Bei einem persönlichen Treffen ist stets der Schutz der Identität der hinweisgebenden Person zu beachten. Dies ergibt sich nach dem Grundsatz der Vertraulichkeit der Identität für hinweisgebende Personen nach § 8 Abs. 1 S. 1 HinSchG. Es sollte daher ein Ort bestimmt werden, der nicht unmittelbar in der Nähe von Personen mit potentiellem Interessenskonflikt gelegen ist (analog § 15 Abs. 1 HinSchG). Es empfiehlt sich daher, sich in Diskretion zu treffen. Offene Räumlichkeiten (z.B. in der hauseigenen Cafeteria) eignen sich nur bedingt, da vertrauliche Informationen mitgehört werden können.

Werden externe Dienstleister mit der Leitung des persönlichen Treffens beauftragt, empfiehlt es sich, vorab zu klären, inwieweit persönliche Treffen auf Ersuch nachgekommen werden. Dabei sollten die Parteien klären, ob diese Pflicht bei dem Beschäftigungsgeber oder dem externen Dienstleister liegen sollte.

Wann hat das persönliche Treffen stattzufinden?

Das persönliche Treffen sollte innerhalb einer „angemessenen Zeit“ nach dem Ersuchen der hinweisgebenden Person stattfinden (§ 16 Abs. 3 S. 2 HinSchG). Dabei hat der Gesetzgeber bewusst einen Spielraum für die Beteiligten gelassen. Dies bedeutet, dass ein persönliches Treffen nicht „sofort“ oder „jederzeit“ mithilfe eines dauerhaft besetzten Büros zu bewerkstelligen ist.

Vielmehr sollte man bedenken, dass es eine gesetzliche Rückmeldefrist von drei Monaten (§ 17 Abs. 2 HinSchG) gibt. Dies bedeutet, dass der hinweisgebenden Person Folgemaßnahmen mitgeteilt werden sollen. Daher sollte man das persönliche Treffen so bald wie möglich vornehmen, um die Sachlage der Meldung bestens ergreifen zu können, um geeignete Maßnahmen zu treffen. Um eine Meldung gegenüber externen Meldestellen vorzubeugen (§ 7 Abs. 1 S. 3 HinSchG), sollte ein persönliches Treffen zeitnah zum Ersuch stattfinden.

Widerspruch zur Anonymität der hinweisgebenden Person?

Fraglich ist, inwieweit die Identität der hinweisgebenden Person sowie die Anonymität auch bei einem persönlichen Treffen gewahrt werden können.

Sollte ein persönliches Treffen stattfinden, so verliert der Hinweisgeber unumgänglich seine Anonymität gegenüber der internen Meldestelle, jedoch nicht gegenüber Dritten, die nicht zu dem begrenzten Personenkreis der internen Meldestelle gehören. Die Identität der hinweisgebenden Person ist stets zu wahren (§ 8 Abs. 1 S. 1 HinSchG).

Ausnahmen sind nur mit der Einwilligung der hinweisgebenden Person möglich, falls weitere nicht der Meldestelle zugehörige Personen hinzugezogen werden sollen, um den Sachverhalt zu klären (z. B. Zeugen eines Vorfalles).

Fazit

Wie ein persönliches Treffen zu gestalten ist, lässt sich wie bei vielen Umsetzungen von gesetzlichen Pflichten nicht pauschal sagen. Einige Grundanforderungen sind jedoch unabdinglich: Es muss dem Ersuchen des Hinweisgebers im angemessenen Maße und innerhalb einer angemessenen Frist, somit rechtzeitig genug, um Folgemaßnahmen zu unternehmen, nachgekommen werden.

Der Ort sollte möglichst diskret sein und muss nicht zwingend dauerhaft besetzt sein. Die Videoberatung erfordert zudem stets eine Einwilligung der hinweisgebenden Person. Die Diskretion des Treffens sollte stets so gut wie möglich gewahrt werden.

Nicht aus dem Auge zu verlieren ist, dass ein persönliches Treffen dazu dient, dass Missstände vor einer Eskalation nach Außen behoben werden sollen.