§ 18 HinSchG – die Folgemaßnahmen interner Meldestellen
Nach der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) haben die neu geschaffenen Meldesysteme eine zentrale Rolle übernommen. Sie dienen dazu, eingehende Meldungen von Betroffenen sorgfältig zu prüfen und ihre Stichhaltigkeit gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG gründlich zu bewerten.
Ziel ist es, durch diese Überprüfungen potenzielle Verstöße frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten, um diese zu verhindern oder zu korrigieren.
Der § 18 HinSchG bietet dazu einen detaillierten Rahmen für die Handhabung eingehender Meldungen. Hier sind verschiedene „Folgemaßnahmen“ definiert, die je nach Sachlage angewendet werden können. Diese Maßnahmen können so entweder eine aktive Reaktion des Meldesystems erfordern oder das Verfahren zu einem Abschluss bringen.
Es stehen vier, nicht abschließend aufgezählte Optionen für das weitere Vorgehen zur Verfügung:
Durchführung interner Untersuchungen und Kontaktaufnahme mit Betroffenen (Nr. 1)
Die Regelung innerhalb Nr. 1 sieht vor, dass interne Meldestellen bei Bedarf weitere Stellen oder Personen kontaktieren können. Dabei wird vorausgesetzt, dass mangels Stichhaltigkeit des Hinweises die Meldestelle zu keinem eindeutigen Ergebnis gekommen ist und sich auf Grundlage der vom Hinweisgeber bereitgestellten Informationen nicht in der Lage sieht, insoweit eine abschließende Einschätzung vorzunehmen.
In diesem Fall hat die Meldestelle gemäß Nr. 1 die Möglichkeit, weitere Informationen zu sammeln, um die Glaubwürdigkeit des Hinweises erneut zu überprüfen und dann eine positive oder negative Bewertung abzugeben. Daraus erhält die Meldestelle das Recht, weitere Nachfragen zu stellen oder zusätzliche Informationen einzuholen.
Das Ziel der Maßnahme ist somit die Beschaffung der erforderlichen Informationen, um die Glaubwürdigkeit gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG beurteilen zu können.
Verweis an andere zuständige Stelle (Nr. 2)
Weiterhin besteht die Möglichkeit gemäß Nr. 2, den Hinweisgeber an weitere zuständige Stellen, wie beispielsweise die Gleichstellungsbeauftragten, den Betriebsrat oder die Personalabteilung, zu verweisen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Meldestelle die Glaubwürdigkeit der Meldung gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG bereits bestätigt hat.
Eine Verweisung kann dabei insbesondere dann in Betracht gezogen werden, wenn zwar ein Verdacht auf einen Verstoß besteht, jedoch aus Sicht der Meldestelle kein Anlass für weitere Maßnahmen besteht.
Dies ist besonders bei Bagatellvorfällen im betrieblichen Kontext der Fall, wie beispielsweise geringfügigen Ordnungswidrigkeiten im Zuge von Beleidigungen zwischen Beschäftigten unterhalb der Schwelle des Mobbings, Verkehrsordnungswidrigkeiten von Mitarbeitern oder bei ähnlichen Fällen. Auch kann eine Verweisung des Hinweisgebers an andere Stellen in Erwägung gezogen werden, wenn der gemeldete Sachverhalt ausschließlich private Interessen betrifft, zum Beispiel Beschwerden über die Besteuerung der Vergütung.
Beendigung des Verfahrens (Nr. 3)
Die interne Meldestelle kann das Verfahren zudem gemäß Nr. 3 auch aus verschiedenen Gründen abschließen, beispielsweise aufgrund von Mangel an Beweisen oder anderen relevanten Faktoren.
Diese Option sollte immer dann gewählt werden, wenn die Stichhaltigkeit der Meldung im Zuge der durchgeführten Prüfung verneint wurde. Ebenso kann diese Maßnahme angewendet werden, wenn weitere eingeleitete Schritte (gemäß Nr. 1) dazu geführt haben, dass der ursprüngliche Anfangsverdacht entkräftet wurde und somit keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind.
Abgabe des Verfahrens (Nr. 4)
Zuletzt besteht nach Nr. 4 noch die Möglichkeit, das Verfahren an eine andere Stelle weiterzuleiten. Dies kann entweder eine für interne Ermittlungen zuständige Abteilung beim Arbeitgeber oder eine zuständige Behörde sein.
Voraussetzung für beide Anwendungsfälle ist, dass die Meldestelle die Stichhaltigkeit des Hinweises bestätigt hat.
Mögliche interne Abteilungen können die Compliance-Abteilung, die Personalabteilung, die interne Revision (sofern mit entsprechenden Ermittlungsbefugnissen ausgestattet), die IT-Abteilung oder der Datenschutzbeauftragte sein.
Bei der Weiterleitung an eine Behörde sollte in der Praxis jedoch vorsichtig vorgegangen werden, da dies für den Arbeitgeber erhebliche Nachteile mit sich bringen kann, insbesondere wenn die Weitergabe unbedacht oder voreilig erfolgt. Daher sollte eine solche Entscheidung sorgfältig und unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren getroffen werden.
