§ 15 HinSchG – Unabhängige Tätigkeit; notwendige Fachkunde
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein rechtlicher Rahmen, welcher die Meldung von Verstößen gegen das Gesetz oder Unregelmäßigkeiten im Unternehmen organisiert und Hinweisgebern Schutz vor Repressalien bietet. Um sicherzugehen, dass interne Meldestellen unabhängig und fachkundig besetzt sind, gibt es spezielle Regelungen im Rahmen des § 15 HinSchG. Diese Bestimmungen sollen dazu beitragen, die Integrität und Wirksamkeit von internen Meldestellen zu gewährleisten. Demnach sind Unabhängigkeit und Fachkunde wesentliche Merkmale, um sicherzustellen, dass Hinweisgeber geschützt und Missstände angemessen und professionell behandelt werden.
Unabhängige Tätigkeit gem. § 15 Abs. 1 HinSchG
Aufgabe der internen Meldestellen ist es, gemäß § 15 Abs. 1 HinSchG sicherzustellen, dass die Unabhängigkeit gewährleistet ist und so Interessenkonflikte vermieden werden können. Für die Bearbeitung von Meldungen ist dabei vorgesehen, dass die zuständigen Beschäftigten nicht aus operativen Einheiten eingesetzt werden, sondern möglichst aus zentralen Abteilungen wie Rechts-, Compliance- oder Personalabteilungen. Dabei können folgende Personen in Erwägung gezogen werden: Korruptionsbeauftragte, Geldwäschebeauftragte oder Integritätsbeauftragte.
Insbesondere in Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitenden könnte es zu Zwecken der Übersichtlichkeit hilfreich sein, mehrere Personen mit der Verantwortung für den Betrieb der internen Meldestellen zu beauftragen. Ein mögliches Beispiel dazu wäre, die Personalabteilung mit Meldungen mit arbeitsrechtlichem Bezug zu beauftragen, während die Compliance-Abteilung sich um Meldungen kümmert, die auf Korruptions- oder Geldwäscheverstöße hinweisen. Im Gegensatz dazu kann der Bedarf in kleineren Unternehmen geringer sein, sodass eine beauftragte Person möglicherweise auch andere Aufgaben im Unternehmen übernehmen kann.
Die optimale Anzahl der einzusetzenden Personen hängt jedoch letztendlich immer von den individuellen Anforderungen und Wünschen des einzelnen Unternehmens ab und kann daher nicht pauschalisiert werden.
Notwendige Fachkunde gem. § 15 Abs. 2 HinSchG
Zudem müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Mitarbeiter der Meldestelle über das erforderliche Fachwissen verfügen. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber der Bund oder ein Bundesland ist.
Dabei gibt es zwei wichtige Aspekte zu beachten:
Zum einen müssen die Mitarbeiter der Meldestelle über angemessenes Wissen verfügen. Dabei ist es nicht nur wichtig, Kenntnisse zu Funktionsweisen, Befugnissen und Unabhängigkeiten der Meldestelle mitzubringen, sondern auch solche in Bezug auf den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes und das Gebot der Vertraulichkeit.
Die dafür in Betracht kommenden Mitarbeiter können dies durch entsprechend angebotene Schulungen und Zertifikate erlangen. Sollte dieser Grundsatz nicht beachtet werden, besteht die Gefahr für Unternehmen darin, dass bei der Bearbeitung eines Hinweises fälschlicherweise kein Verstoß festgestellt wird, wodurch wichtige Hinweise wegen Fehleinschätzung unbeachtet bleiben könnten. Auch unzureichende Zeitressourcen könnten hier zu oberflächlichen Analysen führen, was die Effektivität der internen Meldestellen beeinträchtigen könnte. Daher ist es neben den fachlichen Kenntnissen auch von enormer Bedeutung, dass die beschäftigten Personen ausreichend Zeit für die Erfüllung dieser Aufgabe haben.
Die Notwendigkeit dieser gebotenen Sorgfaltspflicht und des damit verbundenen Fachwissens wird vor allem dann deutlich, wenn man die angedrohten Sanktionen des § 40 HinSchG beachtet. So ist bereits eine Geldbuße von bis zu 20.000 € vorgesehen, wenn ein internes Meldesystem nicht ordnungsgemäß eingerichtet oder betrieben wird. Wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation behindert oder versucht, dies zu tun, riskiert Bußgelder von bis zu 100.000 €. Zusätzlich besteht im Rahmen der Anwendung des Ordnungswidrigkeitengesetzes (OWiG), auf das der Regierungsentwurf hinweist, die Möglichkeit, den Bußgeldrahmen bei schwerwiegenden Verstößen um das Zehnfache zu erhöhen. Dies könnte dann im Einzelfall zu Bußgeldern von bis zu 1.000.000 € führen.
Zum anderen müssen die Personen, welche die Meldungen bearbeiten, kontinuierlich weitergebildet werden, da der Bereich des Hinweisgeberschutzes eine komplexe Rechtsmaterie ist, die regelmäßig zu neuen rechtlichen Entwicklungen führt.
Wenn der Arbeitgeber zusätzlich einen Betriebsrat hat, sollte dieser auch dringend bei Schulungsmaßnahmen gemäß §§ 96 ff. Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) beteiligt werden. Die Bereitstellung des erforderlichen Fachwissens für die Meldungsbearbeitung nach Satz 1 ist eine Maßnahme der betrieblichen Berufsbildung gemäß §§ 96 ff. BetrVG. In diesem Fall ist das Mitbestimmungsrecht gemäß § 98 Absatz 1 BetrVG, das in Form eines Initiativ- und Zustimmungsrechts gestaltet ist, zu beachten.
Fazit
Der § 15 HinSchG legt klare Anforderungen an die unabhängige Tätigkeit und notwendige Fachkunde der mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen fest. Diese Bestimmungen sind von entscheidender Bedeutung, um die Rechte der Hinweisgeber zu schützen und sicherzustellen, dass Missstände angemessen behandelt werden.
Als externer Anbieter einer internen Meldestelle verstehen wir, die WS Datenschutz GmbH, die Wichtigkeit und die Anforderungen an eine effektive Organisation der Meldestelle und bieten Ihnen dazu maßgeschneiderte Lösungen an, um Sie bei der Umsetzung dieser entscheidenden Anforderungen zu unterstützen.
