Was ist der Ombudsmann im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Was ist der Ombudsmann im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Das neu eingeführte Hinweisgeberschutzgesetz ist ein großer Schritt in Richtung der Stärkung ethischer Standards sowie der Transparenz innerhalb einer Organisation. Ein wichtiger Schlüsselakteur im Rahmen dieses Gesetzes ist der sogenannte „Ombudsmann“. Dieser soll dabei als eine unverzichtbare Instanz fungieren, welche die Interessen und die Sicherheit derjenigen schützt, die Missstände melden, und somit einen zentralen Beitrag zur Integrität und Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation leisten. 

Der Begriff des Ombudsmannes 

Die Bezeichnung „Ombudsmann“ leitet sich vom altnordischen Begriff „umboðsmaðr“ ab, was übersetzt so viel wie Repräsentant oder Vertreter bedeutet. 

Heutzutage wird der Ombudsmann, oft als „Vertrauensperson“ bezeichnet und dient grundsätzlich als unabhängige und neutrale Anlaufstelle für Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens.  

Ombudspersonen helfen beispielsweise bei außergerichtlicher Streitschlichtung und dienen häufig als Ansprechpartner für Hinweisgeber bzw. sogenannte Whistleblower. Dass die Einrichtung von Ombudsmann-Modellen auch empfehlenswert ist, zeigt beispielsweise auch der Standard zur Errichtung von Compliance-Systemen ISO 37001:2016 und ISO 37301:2021. 

Die Rolle des Ombudsmanns im Hinweisgeberschutzgesetz 

Das HinSchG wurde entwickelt, um Personen, welche interne Verstöße gegen geltende Gesetze oder ethische Normen in ihren Organisationen melden, effektiven Schutz zu bieten.  

Die Aufgabe des Ombudsmanns besteht folglich darin, eine Anlaufstelle für Hinweisgeber innerhalb einer Organisation bereitzustellen. Sie sollten unabhängig und neutral sein und in der Lage sein, die Identität der Hinweisgeber zu schützen.  

Dabei kann es sich um externe Experten oder eigens speziell geschulte Mitarbeiter handeln, welche von der Organisation beauftragt werden. Der Ombudsmann hilft den Hinweisgebern, ihre Bedenken zu äußern und stellt sicher, dass ihre Informationen angemessen und vertraulich behandelt werden. 

Die Auswahl zwischen internen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern 

Die Wahl eines richtigen Ombudsmannes im eigenen Unternehmen ist eine Entscheidung von großer Bedeutung. Eine der Herausforderungen ist dabei die Abwägung, ob die Stelle intern durch bestehendes Personal oder extern durch spezialisierte Dienstleister besetzt werden sollte.  

Bei einer internen Besetzung ist grundsätzlich davon auszugehen, dass die Person bereits mit den internen Abläufen der Unternehmenskultur und den spezifischen Herausforderungen der Organisation vertraut ist und durch persönliche Bekanntheit eine geringere Hemmschwelle als Kontaktperson darstellen könnte.  

Externe Ombudspersonen sind im Vergleich jedoch deutlich unabhängiger, da keine internen Interessen oder Bindungen an das Unternehmen oder anderen Kollegen bestehen. Diese Unabhängigkeit trägt erheblich zur Glaubwürdigkeit, Neutralität und Objektivität bei. Des Weiteren bringen externe Ombudspersonen eine breite Palette von Erfahrungen und Perspektiven in den betroffenen Rechtsgebieten mit, was intensive Einarbeitungskosten einspart und die Fähigkeit zur Konfliktlösung und -vermittlung verbessert. Auch die flexible Erreichbarkeit der externen Stelle außerhalb eigener Arbeitszeiten fördert das Vertrauen in die Anonymität der Meldungen, da Meldungen so unabhängig des Aufenthaltsortes und somit zu Hause nach Feierabend abgegeben werden können.
Darüber hinaus hat die Besetzung einer externen Person auch Folgen in Bezug auf die Beteiligung des Betriebsrats. Dem Betriebsrat stehen gemäß § 90 BetrVG Beteiligungsrechte in Form von Unterrichtungs- und Zustimmungsverweigerungsrechte zu, wenn es um Neuanstellungen und Versetzungen geht, die im Zuge der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes vorgenommen werden. Diese Rechte gelten aber nur, soweit Angelegenheiten der eigenen Arbeitnehmer betroffen sind. Übernehmen externe Personen Aufgaben, so besteht schon kein Bedürfnis, den Betriebsrat einzuschalten, der nur für die eigenen Mitarbeiter zuständig ist. Insofern gibt es keinen Anlass für den Betriebsrat einzugreifen, wenn eine externe Ombudsperson beauftragt wird. Dementsprechend erübrigen sich bei der Beauftragung einer externen Ombudsperson schwierige Personalfragen, die nur in Abstimmung mit dem Betriebsrat getroffen werden dürften.   

Die Hauptaufgaben des Ombudsmanns  

Der Ombudsmann im Hinweisgeberschutzgesetz hat eigene, ihm zustehende Aufgaben. Welche das Umfassen wird im Anschluss aufgezeigt:  

1. Beratung und Unterstützung:  

Der Ombudsmann berät Hinweisgeber und hilft ihnen, ihre Bedenken klar und präzise zu formulieren. Sie unterstützen die Hinweisgeber dabei, den richtigen Weg zur Meldung von Verstößen in ihrer Organisation zu finden. 

2. Vertraulichkeit:  

Der Ombudsmann gewährleistet, dass die Identität der Hinweisgeber geheim bleibt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Whistleblower oft Angst vor Repressalien haben. 

3. Untersuchung und Berichterstattung:  

Der Ombudsmann kann interne Untersuchungen durchführen, um die Vorwürfe der Hinweisgeber zu überprüfen. Sie können Berichte über ihre Untersuchungen erstellen und geeignete Maßnahmen empfehlen. 

4. Kommunikation mit der Organisation:  

Der Ombudsmann fungiert als Vermittler zwischen den Hinweisgebern und der Organisation. Sie können den Informationsaustausch erleichtern und sicherstellen, dass die Organisation angemessen auf die gemeldeten Verstöße reagiert. 

5. Schutz der Hinweisgeber:  

Der Ombudsmann spielt eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Hinweisgeber vor möglichen Nachteilen geschützt sind, die sich aus ihren Enthüllungen ergeben könnten. 

Fazit: 

Der Ombudsmann ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Hinweisgeberschutzgesetzes. Diese Rolle trägt dazu bei, das Vertrauen von Mitarbeitern und anderen Beteiligten in die Integrität, die Ethik und Transparenz von Organisationen zu stärken. Die Entscheidung zwischen einer internen oder externen Besetzung hängt letztendlich von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen der Organisation ab. Betrachtet man jedoch die bereits angesprochenen Faktoren ist die externe Besetzung der Ombudsmann-Position die empfohlene Wahl. Dies bietet dem Unternehmen Unabhängigkeit, vielfältige Erfahrungsschätze und die Förderung der Anonymität der Meldungen, während mögliche Schwierigkeiten in Bezug auf die Beteiligung des Betriebsrats vermieden werden können.
Sollten sie sich für eine externe Besetzung der Ombudsstelle interessieren, stehen wir Ihnen als Ansprechpartner und Dienstleister mit bereits ausgestalteter Meldestelle sehr gerne zur Verfügung.