Meldekanäle für interne Meldestellen gemäß § 16 HinSchG

In den letzten Jahren hat die Rolle von Hinweisgebern, auch bekannt als Whistleblower, in der Geschäftswelt erheblich an Bedeutung gewonnen. Um Personen zu schützen, die auf Missstände innerhalb von Organisationen hinweisen, haben viele Länder spezielle Gesetze eingeführt. In Deutschland trat am 2. Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft, das unter anderem auch die Strukturierung interner Meldeverfahren gemäß § 16 HinSchG regelt.

Anforderungen an die „interne Meldestelle“

1. Die Zuständigkeit gem. § 16 Abs. 1 HinSchG

Unternehmen, welche gem. § 12 HinSchG zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet sind, haben grundsätzlich die konkret beschriebenen Anforderungen aus § 16 HinSchG innerhalb ihrer Meldestelle umzusetzen.

So werden zunächst alle verantwortlichen Unternehmen innerhalb des § 16 Abs. 1 HinSchG verpflichtet, die Meldekanäle sowohl für eigene Beschäftigte als auch für die überlassenen Leiharbeitnehmer einzurichten und so zu öffnen, dass jeder die Möglichkeit hat, Verstöße melden zu können.

Eine Öffnung der Meldewege gegenüber Dritten, wie beispielsweise selbstständig für das Unternehmen arbeitende, Auftragnehmer, Subunternehmer oder Lieferanten, besteht grundsätzlich nicht. Dennoch besteht optional die Möglichkeit Dritten, welche im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgegner in Kontakt treten, Meldungen zu ermöglichen.

Da zudem innerhalb des § 8 Abs. 1 S. 2 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz) „Personen“ und damit nicht nur „Beschäftigten“ ein Beschwerdeverfahren offenstehen muss, um auf Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, ist es praktikabel, die gesetzlich geforderten Meldewege in einem einzigen System zu kombinieren und so allen Beteiligten zugänglich zu machen.

2. Das Vertraulichkeitsgebot gem. § 16 Abs. 2 HinSchG

Um zudem im Einklang mit dem geforderten Vertraulichkeitsgebot zu handeln, verlangt § 16 Abs. 2 HinSchG, dass für die Bearbeitung der Hinweise ausschließlich zuständige Personen und die sie unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Hinweise haben. Diese sollen zudem schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

So soll sichergestellt werden, dass ein möglichst kleiner Personenkreis Kenntnis von der Identität der hinweisgebenden Person sowie derjenigen Personen erhält, die Gegenstand einer Meldung ist.

Der Zugriff der unterstützenden Person muss dabei auf das notwendige Maß der Unterstützungsarbeit beschränkt werden. Dies soll beispielsweise für IT-Dienstleister gelten, welche die Meldekanäle technisch betreuen. Dabei ist dafür Sorge zu tragen, dass solche Unterstützer möglichst nicht von dem Inhalt der Meldungen Kenntnis nehmen können.

3. Die technischen Anforderungen gem. § 16 Abs. 3 S. 1 HinSchG

Dieser Vertraulichkeitsgrundsatz beeinflusst so auch die technische Umsetzung des internen Meldewegs:

Konkrete technische Anforderungen und erforderliche Kommunikationsformen legt hier § 16 Abs. 3 HinSchG fest.

Demnach müssen sowohl mündliche Meldungen – per Telefon oder mittels einer anderen Form der Sprachübermittlung – als auch Meldungen in Textform möglich sein. Hier wurde im Interesse von Unternehmen, welche erstmalig Meldekanäle einrichten, bewusst darauf verzichtet, höhere technische Anforderungen festzulegen.

Folglich ist weder die Bereitstellung verschlüsselter Kommunikationswege noch eine Zertifizierung der Meldeverfahren zwingend erforderlich. Das Entscheidende ist vielmehr, dass bei jeder Form der Übertragung die Vertraulichkeit der Identität sowohl des Hinweisgebers als auch der betroffenen Personen gewahrt bleibt.

4. Persönliche Zusammenkünfte gem. § 16 Abs. 3 S. 3, Abs. 4 HinSchG

Auf Anfrage des Hinweisgebers sollte außerdem im Sinne des § 16 Abs. 3 HinSchG eine persönliche Zusammenkunft mit einer zuständigen Person der internen Meldestelle ermöglicht werden. Sollte die interne Meldestelle von einem externen Dienstleister übernommen werden, kann es sich hier auch um Personen des Dienstleisters handeln.

Für die persönliche Zusammenkunft sollte es zudem die Möglichkeit geben, nach Einwilligung des Meldenden eine Bild- und Tonübertragung zu wählen. Hierzu kann unter Wahrung der Vertraulichkeit und der Datenschutzkonformität auf entsprechende Online-Software-Lösungen zurückgegriffen werden.

Fazit

Gemäß § 16 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind klare Vorgaben für die Gestaltung der Meldewege festgelegt, um den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten. Um alle Anforderungen rechtskräftig umzusetzen, steht Ihnen die interne Meldestelle der WS Datenschutz GmbH zur Verfügung.

Unsere zertifizierten Mitarbeiter kümmern sich dabei um jegliche Art Ihres Anliegens und richten Ihre Meldestelle gerne nach Ihren individuellen Wünschen ein.