§ 17 HinSchG – dreimonatige Rückmeldungsfrist über Folgemaßnahmen an Hinweisgebende
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz, welches am 02.07.2023 in Kraft trat, regelte der Gesetzgeber den Schutz natürlicher Personen, die Hinweise über Verstöße, mit denen sie in ihrem beruflichen Wirken in Berührung kommen, geben möchten.
Zu diesem Zweck hat der Gesetzgeber die Einrichtung von Meldestellen vorgegeben, die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen sowie für das Treffen von Folgemaßnahmen zuständig sind. Zu diesem Prozess gehört auch die Pflicht der Meldestellen, den hinweisgebenden Personen fristgerecht eine Rückmeldung zu geben.
Meldestellen
Zentrales Instrument des Hinweisgeberschutzgesetzes sind die Meldestellen, die Hinweise entgegennehmen und bearbeiten. Der Gesetzgeber hat aus diesem Grund eine Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen festgelegt, wobei es zwischen internen und externen Meldestellen zu unterscheiden gilt.
Interne Meldestellen sind von Beschäftigungsgebern und Unternehmen, unabhängig davon, ob diese dem privaten oder dem öffentlichen Sektor angehören, einzurichten. Die Pflicht zur Einrichtung trifft diejenigen Beschäftigungsgeber und Unternehmen, die gemäß § 12 Abs. 2 HinSchG mindestens 50 Beschäftigte haben, oder diejenigen, die unter den in § 12 Abs. 3 Nr. 1–7 HinSchG genannten Unternehmen zu subsumieren sind.
Externe Meldestellen sind hingegen nicht von Unternehmen, sondern vielmehr von Bund und Ländern einzurichten, vgl. §§ 19 ff. DSGVO. Das Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt die Behörden, bei denen der Bund externe Meldestellen errichten muss.
Aufgaben der internen Meldestellen
Welche Aufgaben den internen Meldestellen obliegen, ist in § 13 Abs. 1 HinSchG gesetzlich festgelegt. Zu den drei wesentlichen Aufgaben gehören:
- Die Einrichtung und das Betreiben von Meldekanälen gemäß § 16 HinSchG
- Das Durchführen des Verfahrens nach § 17 HinSchG
- Das Ergreifen von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG
Die Einrichtung und das Betreiben von Meldekanälen dienen der Übermittlung von Hinweisen an die internen Meldestellen durch die hinweisgebenden Personen. Insofern stellen die Meldekanäle das Sprachrohr für hinweisgebende Personen dar.
§ 17 HinSchG setzt wiederum ein standardisiertes Verfahren fest, wie interne Meldestellen nach Eingang eines Hinweises zu verfahren haben.
Nach Durchlaufen des Verfahrens nach § 17 HinSchG können die Meldestellen entscheiden, ob sie Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG treffen.
Verfahren nach § 17 HinSchG
Mit § 17 HinSchG schreibt der Gesetzgeber den internen Meldestellen das Durchlaufen eines ganz bestimmten Verfahrens vor. Erlangen interne Meldestellen Hinweise, so müssen sie das Verfahren nach § 17 HinSchG in folgenden Schritten durchlaufen:
- Zunächst muss spätestens nach sieben Tagen gegenüber der hinweisgebenden Person der Eingang ihrer Meldung bestätigt werden (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG).
- Anschließend erfolgt eine Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich von § 2 HinSchG fällt (§ 17 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG). § 2 HinSchG legt fest, welche Meldungen das Hinweisgeberschutzgesetz erfasst.
- Neben der Prüfung, ob der Anwendungsbereich von § 2 HinSchG eröffnet ist, muss zudem geprüft werden, wie stichhaltig eine Meldung ist (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG).
- Während des Verfahrens haben die internen Meldestellen stets Kontakt zur hinweisgebenden Person zu halten (§ 17 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG). Sind Fragen offen, so kann die interne Meldestelle die hinweisgebende Person um weitere Informationen ersuchen (§ 17 Abs. 1 Nr. 5 HinSchG).
- Zuletzt gilt es, die hinweisgebende Person nach § 17 Abs. 2 HinSchG zu unterrichten. Wann und in welchem Umfang dies zu erfolgen hat, wird im nächsten Abschnitt näher erläutert.
Dreimonatige Rückmeldungsfrist nach § 17 Abs. 2 HinSchG
Gemäß § 17 Abs. 2 S. 1 HinSchG müssen interne Meldestellen hinweisgebenden Personen innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs einer Meldung oder, wenn keine Eingangsbestätigung erfolgt ist, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang einer Meldung eine Rückmeldung geben. Die Rückmeldung muss nach § 17 Abs. 2 S. 2 HinSchG die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese beinhalten. Anders als für externe Meldestellen haben die internen Meldestellen nur die getroffenen Maßnahmen zu erläutern, nicht auch die Ergebnisse der Untersuchungen. Demgegenüber wird externen Meldestellen gemäß § 28 Abs. 4 S. 3 HinSchG eine Rückmeldungsfrist von sechs Monaten zugestanden, wenn die Bearbeitung umfangreich ist. Eine entsprechende Regelung fehlt für interne Meldestellen, sodass diese im Umkehrschluss an die dreimonatige Rückmeldefrist aus § 17 Abs. 2 S. 1 HinSchG gebunden sind, auch wenn die Bearbeitung umfangreich sein sollte.
Ausnahmsweise muss beziehungsweise darf keine Rückmeldung gemäß § 17 Abs. 2 S. 3 HinSchG erfolgen, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt werden. Damit genießen die Interessen der Allgemeinheit, das Aufklärungsinteresse der betroffenen Meldestelle sowie die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, Vorrang vor dem Informationsrecht der hinweisgebenden Personen.
Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG
Nach Durchführen des Verfahrens nach § 17 HinSchG können die internen Meldestellen entsprechende Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergreifen. Zu den Folgemaßnahmen gehören:
- Die Durchführung interner Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit einschließlich des Kontaktierens betroffener Personen und Arbeitseinheiten (§ 18 Nr. 1 HinSchG).
- Verweis der hinweisgebenden Personen an die zuständige Stelle (§ 18 Nr. 2 HinSchG).
- Der Abschluss eines Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen (§ 18 Nr. 3 HinSchG).
- Weitergabe des Verfahrens für weitere Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Einheit im Unternehmen (§ 18 Nr. 4 lit. a) HinSchG) oder an eine zuständige Behörde (§ 18 Nr. 4 lit b) HinSchG).
Fazit
Meldestellen müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ein bestimmtes Verfahren nach Eingang eines Hinweises durchlaufen. Für interne Meldestellen ergibt sich dies aus § 17 HinSchG. § 17 HinSchG schreibt neben der Prüfung von Hinweisen auch die Pflicht vor, dass die internen Meldestellen den hinweisgebenden Personen entsprechend Rückmeldung geben müssen (§ 17 Abs. 2 S. 1 HinSchG). Diese Rückmeldungen müssen gemäß § 17 Abs. 2 S. 2 HinSchG Informationen über erfolgte oder geplante Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG sowie die Gründe für diese enthalten. Die Frist beträgt gemäß § 17 Abs. 2 S. 1 HinSchG drei Monate nach der Bestätigung des Eingangs einer Meldung oder, wenn keine Eingangsbestätigung erfolgt ist, drei Monate und sieben Tage nach Eingang einer Meldung.
Rückmeldungen dürfen ausnahmsweise gemäß § 17 Abs. 2 S. 3 HinSchG nicht gegeben werden, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt werden.
Bei Fragen hinsichtlich der Rückmeldungsfrist nach § 17 Abs. 2 HinSchG oder bei allgemeinen Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
