Darf der Geschäftsführer Kontaktperson im Sinne des HinSchG sein?
Am 02.07.2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft, das den Schutz natürlicher Personen regelt, die Hinweise über Straftaten oder anderen Verfehlungen, die sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erfahren, geben möchten. Wichtiges Instrument bildet dabei die Pflicht zur Einrichtung von Meldestellen, an die hinweisgebende Personen ihre Informationen übermitteln können.
Um die gesetzlich festgelegten Aufgaben der Meldestellen zu erfüllen, bedarf es fachkundiges, teilweise geschultes Personal. Dieses Personal darf neben den hinweisgeberrechtlichen Tätigkeiten auch weitere Aufgaben im Betrieb übernehmen. Dabei gilt es, einen Interessenkonflikt unbedingt zu vermeiden. Ein solcher ist unter anderem dann anzunehmen, wenn die Geschäftsführung die hinweisgeberrechtlichen Tätigkeiten übernimmt.
Das Gleiche ist anzunehmen, wenn die Kontaktperson des externen Dienstleisters, der mit der Einrichtung und dem Betreiben einer internen Meldestelle beauftragt wird, die Geschäftsführung ist.
Insofern darf der Geschäftsführer keine Kontaktperson im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes sein.
Meldestellen
Die Meldestellen bilden das zentrale Instrument des Hinweisgeberschutzgesetzes, da diese die Anlaufstellen für hinweisgebende Personen darstellen. Der Gesetzgeber hat aus diesem Grund eine Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen festgelegt, wobei es zwischen internen und externen Meldestellen zu unterscheiden gilt.
Interne Meldestellen sind von Beschäftigungsgebern und Unternehmen, unabhängig davon, ob diese dem privaten oder dem öffentlichen Sektor angehören, einzurichten. Die Pflicht zur Einrichtung trifft diejenigen Beschäftigungsgeber und Unternehmen, die gemäß § 12 Abs. 2 HinSchG mindestens 50 Beschäftigte haben, oder diejenigen, die unter den in § 12 Abs. 3 Nr. 1–7 HinSchG genannten Unternehmen zu subsumieren sind.
Externe Meldestellen sind hingegen nicht von Unternehmen, sondern vielmehr von Bund und Ländern einzurichten, vgl. §§ 19 ff. DSGVO. Das Hinweisgeberschutzgesetz bestimmt die Behörden, bei denen der Bund externe Meldestellen errichten muss.
Aufgaben der Meldestellen
Gemäß § 13 Abs. 1 HinSchG gehört zu den Aufgaben der internen Meldestellen das Einrichten und Betreiben von Meldekanälen nach § 16 HinSchG, das Durchführen des Verfahrens nach § 17 HinSchG sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG. Die Meldekanäle sind das Instrument, über die hinweisgebende Beschäftigte Meldungen an die interne Meldestelle abgeben können. Das Verfahren nach § 17 HinSchG setzt standardisierte Regeln fest, wie eine interne Meldestelle nach Eingang einer Meldung zu verfahren hat.
Die Aufgaben der externen Meldestellen ergeben sich aus § 24 Abs. 1 HinSchG. Danach errichten und betreiben externe Meldestellen Meldekanäle nach § 27 HinSchG, prüfen die Stichhaltigkeit einer Meldung und führen das Verfahren nach § 28 HinSchG. Des Weiteren können externe Meldestellen gem. § 29 HinSchG Folgemaßnahmen treffen.
Fachkundiges Personal
Um die der Meldestellen obliegenden Aufgaben zu erfüllen, bedarf es Personal. Personen, die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut sind, müssen gemäß § 15 Abs. 2 HinSchG über die notwendige Fachkunde verfügen, die eine Bearbeitung dieser Aufgaben erfordert. Personen, die Aufgaben der externen Meldestelle wahrnehmen, müssen darüber hinaus gemäß § 25 Abs. 2 S. 1 HinSchG geschult sein.
Wurde ein externer Dienstleister mit der Einrichtung und dem Führen einer internen Meldestelle beauftragt, so gelten für sein Personal, das mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut ist, die gleichen Maßstäbe des § 15 Abs. 2 HinSchG.
Interne Meldestelle durch externen Dienstleister und Kontaktperson
Neben der Einrichtung einer internen Meldestelle im eigenen Betrieb steht Beschäftigungsgebern gemäß § 12 Abs. 1 HinSchG die Möglichkeit zu, einen externen Dienstleister mit der Einrichtung der internen Meldestelle zu beauftragen. In diesem Fall wäre trotz externer Einrichtung weiterhin der Beschäftigungsgeber selbst Verpflichteter im Sinne des § 12 Abs. 1 HinSchG. Denn bei Auslagerung der aus § 12 Abs. 1 HinSchG folgenden Pflicht wird die Pflicht nicht an einen Dritten abgetreten, sondern lediglich durch diesen für den Verpflichteten erfüllt.
Damit ein Dritter bei Auslagerung die gesetzlichen Aufgaben nach § 13 HinSchG für den Verpflichteten umsetzen kann, muss der nach § 12 Abs. 2 oder Abs. 3 HinSchG Verpflichtete dem Dritten alle Befugnisse einräumen, insbesondere die Befugnis zum Ergreifen von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG.
Zu den Folgemaßnahmen gehört unter anderem, dass nach § 18 Nr. 1 HinSchG interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber durchzuführen sind. Ein externer Dienstleister kann interne Untersuchungen bei seinem Auftraggeber, dem Verpflichteten im Sinne von § 12 Abs. 1 HinSchG, nicht regelmäßig vornehmen. Um dennoch die gesetzlich beschriebene Maßnahme des § 18 Nr.1 HinSchG wahrnehmen zu können, kann der Beschäftigungsgeber eine Kontaktperson bestimmen, die mit dem externen Dienstleister interagiert. Sollte der externe Dienstleister zu der Entscheidung kommen, dass eine externe Untersuchung nach § 18 Nr. 1 HinSchG durchzuführen ist, könnte er dies der Kontaktperson mitteilen. Die Kontaktperson selbst ist dann dafür zuständig, die internen Untersuchungen einzuleiten und selbst durchzuführen oder eine andere interne Person damit zu beauftragen. Die aus der Untersuchung resultierenden Ergebnisse sind dann mit dem externen Dienstleister zu teilen, damit dieser eine rechtliche Wertung vornehmen kann.
Interessenkonflikt
Nach § 15 Abs. 1 S. 2 HinSchG dürfen mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragte Personen auch noch für andere Tätigkeiten und Pflichten innerhalb des Betriebes eingesetzt werden. Werden noch andere Aufgaben ausgeführt, ist darauf zu achten, dass es dadurch nicht zu Interessenkonflikten mit der hinweisgeberrechtlichen Tätigkeit kommt, vgl. § 15 Abs. 1 S. 3 HinSchG. Ob ein Interessenkonflikt vorliegt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Der Gesetzgeber hat den Interessenkonflikt selbst nicht definiert und ebenso keine Beispiele genannt, wann ein solcher vorliegt.
Sicher ist allerdings von einem Interessenkonflikt auszugehen, wenn die Geschäftsführung selbst die hinweisgeberrechtlichen Tätigkeiten wahrnimmt. Gerade wenn es um Verstöße des Unternehmens selbst geht, für die das Unternehmen haftbar ist, besteht zweifellos ein Interessenkonflikt, wenn die Geschäftsführung eine solche Meldung erhalten würde. Aus diesem Grund darf die Geschäftsführung selbst nicht mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragt werden.
Das Gleiche gilt für die Kontaktperson des externen Dienstleisters. Der externe Dienstleister, der die Aufgaben der internen Meldestelle übernommen hat, teilt Informationen und mögliche Folgemaßnahmen mit der Kontaktperson. Gerade wenn es zu internen Untersuchungen im Sinne von § 18 Nr. 1 DSGVO kommen soll, übergibt der externe Dienstleister der Kontaktperson die hierfür nötigen Informationen. Wäre die Kontaktperson die Geschäftsführung, so würde sie Informationen über die gemeldeten Hinweise erhalten, die den eigenen Betrieb belasten könnten. Insofern besteht auch hier der Interessenkonflikt.
Fazit
Die Personen, die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragt sind, müssen gemäß § 15 Abs. 2 HinSchG fachkundig sein. Das Gleiche gilt für das Personal des externen Dienstleisters, der mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle beauftragt wurde.
Neben der Fachkundigkeit gilt es, bei der Wahl des Personals darauf zu achten, dass kein Interessenkonflikt besteht, vgl. § 15 Abs. 1 S. 3 HinSchG.
In jedem Fall liegt ein Interessenkonflikt vor, wenn die Geschäftsführung mit den hinweisgeberrechtlichen Tätigkeiten betraut ist. Das Gleiche gilt im Falle der Beauftragung eines externen Dienstleisters mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle, wenn die Geschäftsführung des Auftraggebers Kontaktperson des externen Dienstleisters wäre. Insofern würde die Geschäftsführung Informationen über Meldungen erhalten, die den Betrieb selbst betreffen und möglicherweise schaden.
Folglich darf der Geschäftsführer keine Kontaktperson im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes sein.
Bestehen Fragen hinsichtlich der Beauftragung eines externen Dienstleisters mit der Einrichtung der internen Meldestelle, hinsichtlich der Kontaktperson oder eines möglichen Interessenkonflikts, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
