Aufgaben und Pflichten interner Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz 

Aufgaben und Pflichten interner Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz 

Gemäß § 13 Abs. 1 HinSchG müssen interne Meldestellen Meldekanäle nach § 16 HinSchG betreiben sowie das Verfahren nach § 17 HinSchG durchführen. Des Weiteren können interne Meldestellen Folgemaßnahmen im Sinne von § 18 HinSchG ergreifen.     

Um was geht es? 

Am 02.07.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Dieses Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erhalten haben und diese melden möchten (vgl. § 1 HinSchG). Ziel ist die Einrichtung sicherer Kanäle, um die Meldung von Missständen zu ermöglichen und zu sichern. Im Rahmen dessen legt das Hinweisgeberschutzgesetz einen standardisierten Schutz für Hinweisgebende fest.   

Interne Meldestellen 

Um Meldungen zu ermöglichen, zu bearbeiten und Folgemaßnahmen treffen zu können, sind interne Meldestellen einzurichten. Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen betrifft Beschäftigungsgeber, die mindestens 50 Beschäftigte haben (§ 12 Abs. 2 HinSchG) oder Beschäftigungsgeber, die unter einem der in § 12 Abs. 3 Nr. 1 bis 7 HinSchG aufgelisteten Unternehmen zu subsumieren sind. 

Meldekanäle für interne Meldestellen gemäß § 16 HinSchG 

Verpflichtete Beschäftigungsgeber müssen für die interne Meldestellen gemäß § 13 Abs. 1 Meldekanäle nach § 16 HinSchG einrichten. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land gilt dies für die jeweilige Organisationseinheit. 

Die Meldekanäle sind das Instrument, über die hinweisgebende Beschäftigte Meldungen an die interne Meldestelle abgeben können. Zu diesem Zwecke müssen die internen Meldekanäle so gestaltet sein, dass Meldungen in mündlicher oder in Textform möglich sind (§ 16 Abs. 3 S. 1 HinSchG). Mündliche Meldungen müssen wiederum per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung, wie beispielsweise eine Sprachübermittlung in Form einer softwaregestützen Aufzeichnung, ermöglicht werden. Ebenso ist einer hinweisgebenden Person die Möglichkeit einer persönlichen Zusammenkunft mit einer zur Entgegennahme von Hinweisen zuständigen Person zu ermöglichen, soweit die hinweisgebende Person dies wünscht (vgl. § 16 Abs. 3 S. 3 HinSchG). Hingegen besteht keine Pflicht den Meldekanal so zu gestalten, dass diese die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen (§ 16 Abs. 1 S. 5 HinSchG). Zwar sollten interne Meldestellen gemäß § 13 Abs. 1 S. 4 HinSchG auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, eine Pflicht die Meldekanäle entsprechend zu konzipieren, besteht allerdings nicht.   

Des Weiteren sind die Meldekanäle so zu gestalten, dass nur zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zuständige Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben (§ 16 Abs.  2 HinSchG), mithin Meldungen nicht in die Hände unzuständiger Personen gelangen.  

Darüber hinaus sollen neben Meldungen von Beschäftigten des verpflichteten Beschäftigungsgebers auch Meldungen natürlicher Personen möglich sein, die im Rahmen ihrer Berufstätigkeit mit dem verpflichteten Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen (§ 16 Abs. 1 S. 3 HinSchG).  

Verfahren bei internen Meldungen gemäß § 17 HinSchG 

Das Verfahren nach § 17 HinSchG setzt standardisierte Regeln fest, wie eine interne Meldestelle nach Eingang einer Meldung zu verfahren hat.  

Zunächst muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang ihrer Meldung spätestens nach sieben Tage bestätigen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG).  

Im Anschluss daran findet die Prüfung statt, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich von § 2 HinSchG fällt (§ 17 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG). § 2 HinSchG legt fest, welche Meldungen das Hinweisgeberschutzgesetz erfasst. Darunter fallen Meldungen, die strafbewehrtes Verhalten, bußgeldbewehrtes Verhalten oder sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft anzeigen.  

Neben der Prüfung, ob der Anwendungsbereich von § 2 HinSchG eröffnet ist, wird zudem geprüft, wie stichhaltig eine Meldung ist (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG). 

Während des Verfahrens hat die interne Meldestelle stets Kontakt zur hinweisgebenden Person zu halten (§ 17 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG). Sind Fragen offen, so kann die interne Meldestelle die hinweisgebende Person um weitere Informationen ersuchen (§ 17 Abs. 1 Nr. 5 HinSchG).  

Zudem kann die interne Meldestelle Folgemaßnahmen i.S.v. § 18 HinSchG treffen, die im nächsten Abschnitt näher beleuchtet werden (§ 17 Abs. 1 Nr. 6 HinSchG). 

Überdies wird in § 17 Abs 2 eine Rückmeldung der internen Meldestelle an die hinweisgebende Person geregelt. So hat die interne Meldestelle gemäß § 17 Abs. 2 S. 1 HinSchG die hinweisgebende Person spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs oder bei fehlender Bestätigung spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zu geben. Die Rückmeldung muss geplante oder bereits durchgeführte Folgemaßnahmen, die zu begründen sind, enthalten. 

Rückmeldungen dürfen allerdings nur getätigt werden, soweit interne Ermittlungen oder die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in dieser genannt werden, nicht beeinträchtigt werden (§ 17 Abs. 2 S. 2 HinSchG).   

Folgemaßnahmen interner Meldestellen gemäß § 18 HinSchG 

Nach Prüfung der eingegangenen Meldung kann die interne Meldestellen entsprechende Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergreifen. Zu den Folgemaßnahmen gehören: 

• Die Durchführung interner Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit einschließlich des Kontaktierens betroffener Personen und Arbeitseinheiten (§ 18 Nr. 1 HinSchG). 
• Verweis der hinweisgebenden Personen an die zuständige Stelle (§ 18 Nr. 2 HinSchG). 
• Der Abschluss eines Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen (§ 18 Nr. 3 HinSchG). 
• Weitergabe des Verfahrens für weitere Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Einheit im Unternehmen (§ 18 Nr. 4 lit. a) HinSchG) oder an eine zuständige Behörde (§ 18 Nr. 4 lit b) HinSchG). 

Fazit 

Um hinweisgebenden Personen im Rahmen des Hinweisgeberschutzes die Möglichkeit zu geben, Meldungen über Verstöße im Betrieb abgeben zu können, ohne Repressalien fürchten zu müssen, werden Beschäftigungsgeber, welche die Voraussetzungen von § 12 Abs. 1 oder Abs. 2 HinSchG erfüllen, zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet. 

Die internen Meldestellen sind für die Entgegenahme und Bearbeitung von Meldungen zuständig. Aus diesem Grund werden sie gesetzlich dazu verpflichtet, Meldekanäle einzurichten und zu betreiben und das gesetzliche Verfahren nach Eingang einer Meldung gemäß § 17 HinSchG durchzuführen. Zudem obliegt diesen die Möglichkeit, Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG zu ergreifen. 

Während die internen Meldekanäle der Entgegennahme von Meldungen dienen, soll das Verfahren nach § 17 HinSchG eine geregelte Prüfung der jeweiligen Meldung sicherstellen. Je nach Ergebnis der Prüfung berechtigt § 18 HinSchG die internen Meldestellen zu Folgemaßnahmen.  

Falls Sie weitere Fragen hinsichtlich interner Meldestellen und deren Aufgaben und Pflichten haben oder Ihnen andere Aspekte des Hinweisgeberschutzgesetzes unklar sind, beraten wir Sie gerne.